Gmina Piątek

Sprawozdanie z funkcjonowania kontroli zarządczej w roku 2020 w Urzędzie Miejskim w Piątku

Podstawowym poziomem funkcjonowania kontroli zarządczej jest jednostka sektora finansów publicznych. Przepisy ustawy o finansach publicznych wprowadzają obowiązek utworzenia kontroli zarządczej na dwóch poziomach. Pierwszy poziom kontroli zarządczej stanowi Burmistrz jako kierownik jednostki, drugi to działanie w ramach administracji samorządowej realizowane przez kierowników jednostek organizacyjnych.

Na system kontroli zarządczej składają się wytyczne, instrukcje, dokumenty określające zakresy obowiązków, uprawnień, pełnomocnictw i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne funkcjonujące w jednostce. Monitorowanie skuteczności kontroli zarządczej odbywa się na każdym stanowisku pracy w ramach wykonywania bieżących obowiązków.
Ustalające procedury w zakresie kontroli zarządczej oparte są na Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r., Nr 23 w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84). Standardy określono w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:
a. Środowisko wewnętrzne
b. Cele i zarządzanie ryzykiem
c. Informacja i komunikacje
d. Mechanizmy kontroli
e. Monitorowanie i ocena systemu.

A. Środowisko wewnętrzne.
1. Zasady etyczne.
Zasady etyczne dla pracowników Urzędu Miejskiego w Piątku określają przepisy: ustawa o pracownikach samorządowych i kodeks postępowania administracyjnego. Zasad etycznych dla pracowników Urzędu Miejskiego nie opracowano w innym odrębnym dokumencie. W roku 2020 w Urzędzie Miejskim w Piątku nie zanotowano naruszenia obowiązujących norm etycznych. Do Urzędu nie wpłynął żaden wniosek ani skarga za łamanie zasad etycznych przez pracowników.
2. Kompetencje zawodowe.
Pracownicy Urzędu Miejskiego w Piątku posiadają odpowiednią wiedzę, doświadczenie i umiejętności, które pozwalają skutecznie i efektywnie wypełniać zadania określone zakresem czynności i obowiązków.
Proces naboru pracowników na stanowiska pracy w Urzędzie Miejskim w Piątku prowadzony jest zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie naboru na wolne stanowiska urzędnicze.
Rozwój kompetencji zawodowych odbywa się poprzez uczestnictwo pracowników w szkoleniach, kursach przez dostęp do serwisu Informacji Prawnej „ LEX”, samokształcenie, korzystanie z pomocy prawnej, radcy prawnego zatrudnionego w Urzędzie Miejskim.
3.Struktura organizacyjna.
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Piątku określa zakres działania i zadania urzędu, zasady i tryb funkcjonowania urzędu, podział zadań i kompetencji dla poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy i jednego referatu oraz pomiędzy kierownictwem urzędu.
4. Delegowanie uprawnień.
Wszyscy pracownicy urzędu posiadają imienne zakresy czynności, które regulują ich obowiązki i uprawnienia. Powierzone obowiązki i uprawnienia dokonywane są wyłącznie w formie pisemnej i potwierdzone podpisem pracownika.
Burmistrz Piątku upoważnił pisemnie wszystkich Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy do podpisywania decyzji administracyjnych i innych dokumentów w imieniu lub z upoważnienia. W Urzędzie Miejskim w Piątku obowiązuje pracowników Regulamin pracy, który ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki, z którymi każdy pracownik został zapoznany.
1. Misja.
Misją Urzędu Miejskiego jest zapewnienie profesjonalnego, rzetelnego, bezstronnego, gospodarczego i skutecznego wykonywania zadań samorządu na szczeblu gminnym. Głównym celem działania Urzędu jest profesjonalna i skuteczna realizacja zbiorowych potrzeb mieszkańców mająca na celu rozwój społeczno - gospodarczy Gminy Piątek i tworzenie pozytywnego wizerunku nowoczesnej administracji samorządowej.
2. Mierniki.
Sprawozdanie z realizacji celów i zadań za 2020 rok znajduje odzwierciedlenie w sprawozdaniach z wykonania budżetu, sprawozdaniu z realizacji planu pracy Komisji Rady Miejskiej.
3. Określenie celów i zadań.
Określenie zadań i celów w 2020 roku występowało w:
- Wieloletniej Prognozie Finansowej Gminy na lata 2019 - 2032,
- Budżecie Gminy Piątek na rok 2020.
Dokumenty w/w oraz zmiany w tych dokumentach podlegają zatwierdzeniu na podstawie odrębnych przepisów.
4. Identyfikacja i analiza ryzyka.
Ocena realizacji powyższych celów i zadań następuje poprzez kontrolę wstępną, bieżącą oraz następną. Jako środki zapobiegawcze stosowane są kontrole zewnętrzne np. Urząd Wojewódzki, RIO, Inspekcja Pracy itp.

W roku 2020 w Urzędzie Miejskim w Piątku kontrole zewnętrzne były dokonane przez:
1) Powiatową Stację Sanitarno - Epidemiologiczną w Łęczycy (kontrola przeprowadzona została w dniu 3 lipca 2020r. i dotyczyła przystanku osobowego PKS w Piątku).
2) Państwową Inspekcję Pracy Oddział w Kutnie (kontrola została przeprowadzona w dniach 3 i 4 września 2020r.) i dotyczyła aktualizacji oceny ryzyka zawodowego na występujących w zakładzie stanowiskach pracy w związku z pojawieniem się ryzyka zakażenia SARS Cov-2.
Ryzyko niezrealizowania celów lub zrealizowania ich niezgodnie z obowiązującymi przepisami opisano w dokumentach z przeprowadzonych kontroli.
Reakcją na ryzyko są uwagi wnoszone przez kontrolujących w protokołach z kontroli oraz realizacja zaleceń pokontrolnych.

C. Informacje i komunikacje.
1. Informacje bieżące.
Osoby zarządzające oraz wszyscy pracownicy Urzędu Miejskiego mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków. System komunikacji zapewnia przepływ informacji i ich właściwe zrozumienie wewnątrz jednostki zarówno pionowo jak i poziomo.
2. Komunikacje wewnętrzne.
Aby zapewnić przekazywanie ważnych informacji w Urzędzie stosowane są: narady z udziałem pracowników, kierowników jednostek organizacyjnych, wewnętrzna sieć telefoniczna, poczta elektroniczna. Narady odbywały się w miarę potrzeb, na których przekazywane były wszystkie istotne informacje dla prawidłowego funkcjonowania Urzędu Miejskiego. W ramach komunikacji wewnętrznej następowała wymiana specjalistycznej prasy między stanowiskami pracy.
3. Komunikacja zewnętrzna.
W ramach tej komunikacji na sesjach Rady Miejskiej Burmistrz składał sprawozdanie z wykonania zadań między sesjami. Urząd Miejski utrzymywał stronę internetową gminy, BIP w aktualności, odbywał konsultacje społeczne, utrzymywał w aktualizacji tablice i gabloty informacyjne, przekazywał sprawozdania do GUS, RIO, Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego, Urzędu Marszałkowskiego, publikował ogłoszenia dot. zamówień publicznych w BIP oraz Biuletynie Zamówień Publicznych.

D. Mechanizmy kontroli.
Wszystkie działania mające na celu ograniczenie ryzyka są mechanizmami kontroli. W ich skład wchodzą: przepisy prawne i wewnętrzne uregulowania zawarte w zarządzeniach wewnętrznych i uchwałach. W ramach tego systemu w Urzędzie Miejskim działają: procedury wewnętrzne, regulaminy, instrukcje i wytyczne, protokoły z kontroli, ewidencja kontroli wewnętrznej i kontroli zewnętrznej prowadzona w książce kontroli.
Elementem systemu kontroli zarządczej w 2020 roku byty także:
1) regulamin pracy,
2) regulamin wynagradzania pracowników,
3) inne zasady ustalone zarządzeniami wewnętrznymi.

1. Dokumentacja systemu kontroli w tym dotyczące operacji finansowych i gospodarczych.
Dokumentacja dotycząca Zarządzeń Burmistrza oraz dokumentacja z kontroli zewnętrznej znajduje się na stanowisku pracy ds. organizacyjnych i kadr.
Zarządzenia Burmistrza znajdują się na stronie BIP urzędu. Zakresy czynności oraz indywidualne upoważnienia pracowników Urzędu znajdują się w ich teczkach osobowych.
Dokumentacja kontroli zarządczej znajduje się u Sekretarza Gminy.
Operacje finansowe zatwierdzone są w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy.
Pracownicy stosują się do Instrukcji obiegu dowodów księgowych obowiązującej w Urzędzie Miejskim oraz zasad ujętych w Polityce Rachunkowości. Odbywa się pełne i rzetelne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.
2. Nadzór, ciągłość, działalność i ochrona zasobów.
Nadzór nad wykonywaniem zadań w celu oszczędnej i skutecznej realizacji prowadzi Kierownictwo urzędu oraz osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli, które wydał Burmistrz.
Wykorzystując wyniki analizy ryzyka należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych. Mechanizm służy również utrzymaniu ciągłości działalności poprzez wyznaczenie osób pełniących zastępstwo w trakcie nieobecności pracownika oraz osób odpowiedzialnych za zarządzanie. Podstawą realizacji są stosowne upoważnienia oraz zapisy w zakresach czynności pracowników.
Jako dowód ochrony zasobów ludzkich w tut. urzędzie funkcjonuje Regulamin Pracy do stosowania przez wszystkich pracowników.
Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informatycznych mają wyłącznie osoby upoważnione. Do komputerów wprowadzone są niezbędne ograniczenia w formie haseł. Również wprowadzone zostały niezbędne ograniczenia w formie haseł do programów niezbędnych podczas pracy.
Mechanizmy kontroli operacji finansowych i czynności dokonywane podczas weryfikacji operacji gospodarczych ujęte zostały w Polityce Rachunkowości oraz innych wewnętrznych dokumentach usprawniających organizację i funkcjonowanie Urzędu Miejskiego.
3. Mechanizmy kontroli systemów informatycznych.
Mechanizmy powyższe mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych systemów informatycznych, określone zostały w Zarządzeniu Burmistrza w sprawie Polityki Bezpieczeństwa Informacji, Regulaminie Ochrony Danych Osobowych i Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym.
Zasady kontroli systemów informatycznych określa Polityka Bezpieczeństwa Danych Osobowych. W roku 2020 nie odnotowano naruszeń dotyczących ochrony danych osobowych.

E. Monitorowanie i ocena.
Burmistrz nadzorował terminowość realizacji zadań ustalonych w planie kontroli zarządczej. Uwagi przekazywane były ustnie. Stwierdzone w wyniku prowadzonej kontroli nieprawidłowości zostały wyeliminowane i wykorzystane do poprawy skuteczności kontroli zarządczej.
W ramach poszczególnych stanowisk pracy w sposób ciągły monitoruje się efektywność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej.